Vous rêvez d’un monde sans papiers, entièrement digital, où chaque document utile est instantanément accessible en quelques clics ?
Où, mieux encore, en plus de l’image de vos factures, les données s’y trouvant sont interprétées et servent à l’encodage automatique, avec tout le potentiel de recherches qui en découle ?
Les comptables des entreprises sensibles au passage inévitable de la digitalisation trouvent ici une réponse pertinente à leurs attentes, et mieux encore.
Virtual Invoice vous permet un encodage plus rapide en réduisant les risques d’erreurs, mais aussi et surtout vous permet de retrouver rapidement un document, tout en diminuant le volume de stockage.

Le principe est simple :

L’utilisateur scanne les factures papier afin de les envoyer au Service comptabilité sur une adresse email spécifique. Il peut également y envoyer les factures en format PDF et, bien entendu, les factures électroniques délivrées par les fournisseurs à la page.
Dans sa version intégrant la reconnaissance du contenu, l’encodage des factures d’achats et de ventes est grandement facilité puisque Virtual Invoice rempli lui même les différentes informations comptables dans l’écran d’encodage.
Chaque document traité possède une signature électronique qui en garanti l’authenticité ainsi que l’inaltérabilité du fichier PDF, le rendant ainsi autant valable que l’original. Si la version de base permet de consulter l’image du document original en un seul clic à partir de l’écran de consultation des écritures comptables, les versions avec reconnaissance permettent, en plus, une recherche plain texte sur l’ensemble des factures.

Dans sa version Optimum, Virtual Invoice garantit 100% de reconnaissance.

Virtual Invoice va bien au delà du principe de scanner une image de vos factures. Le contenu de celles-ci est reconnu (OCR) et les données extraites sont immédiatement prêtes à être encodées dans votre comptabilité.

Mieux encore, l’application crée pour vous automatiquement les nouveaux clients et/ou fournisseurs dès la saisie de la facture (vente ou achat) dans la comptabilité WinBooks.

Pouvez-vous imaginer automate plus diligent?

Une solution pour chaque besoins:

Les documents scannés sans reconnaissance de caractères vous permettent déjà de visualiser une image des documents originaux à partir de vos écritures comptables sans devoir aller les chercher dans les archives à la cave ou au grenier.
A partir de la reconnaissance de caractères ‘Optimum’ de vos documents, en plus de ce qu’offre la version de base, vous pouvez effectuer des recherches sur les textes contenus dans les documents.
Enfin, la reconnaissance de caractères ‘Premium’ de vos documents permet, en plus de ce qu’offre la version ‘Optimum,’ un taux de reconnaissance de 100% y compris sur les documents manuscrit (un humain valide et encode ce qui n’a pas été reconnu de manière automatique).
Une option permet de gérer l’approbation des factures, rendant obsolètes les signataires poussiéreux et leur gestion fastidieuse.

Vous souhaitez aller de l’avant et faire un pas de plus vers la digitalisation pour ne pas être à la traîne, mais vous hésitez encore à vous lancer?

Demandez un rendez-vous sans engagement avec un de nos collaborateurs afin d’obtenir les réponses à vos questions et vos craintes éventuelles.

En n’optant pas maintenant pour Virtual Invoice, vous allez renoncer définitivement :

• à la dématérialisation de vos documents papiers pour un gain de temps et de place
• à la disponibilité immédiate de l’image de tout document directement à l’écran
• à l’encodage automatisé des données de facturation, moins de temps et d’erreurs

Allez-vous continuer à chercher des informations de facturation dans de gros classeurs poussiéreux ?