Virtual Invoice

Votre solution de dématérialisation de vos factures

Introduction

Encoder, c’est dépassé !

Injectez vos factures directement dans WinBooks !

Virtual Invoice, scanne, reconnait et encode automatiquement vos factures dans votre comptabilité.

Les documents scannés sont attachés à l’écriture comptable et consultables par un simple clic.

Pourquoi choisir Virtual Invoice ?

Avantages :

  • Scanning et envoi des factures au Service Comptabilité
  • Reconnaissance de vos factures à 100%
  • Signature électronique certifiant l’inaltérabilité du PDF
    (conformité de la facture scannée par rapport à l’original)
  • Consultation directe dans WinBooks de vos documents scannés
  • Encodage automatique de vos factures (achats, ventes)
  • Recherche plain texte sur l’ensemble des factures
  • Consultation et recherche des factures via la « farde électronique »
  • Approbation des factures d’achats
Détail produit

Scanning

Le scanning est optimisé pour offrir la meilleure qualité d’image au moteur de reconnaissance optique (OCR).

Reconnaissance optique

Virtual Invoice offre une solution unique : il combine deux techniques de reconnaissance optique des caractères (« FreeForm » et « Layout based ») . De plus, il est le premier à offrir une utilisation révolutionnaire des possibilités de l’internet, à savoir le partage de définitions de masques entre utilisateurs. Ainsi le taux de reconnaissance augmente continuellement !

Intégration dans l’encodage de WinBooks

Rendez-vous directement dans l’encodage de factures : vous visualisez la facture scannée. Toutes les zones reconnues sont automatiquement transférées dans l’écran d’encodage.
Toutes les validations comptables sont opérationnelles et les ajustements restent possibles avant enregistrement définitif. Même les factures les plus compliquées sont  « avalées » en un clin d’oeil, grâce à l’implémentation de la technique des dictionnaires d’écritures. Énorme gain de productivité en perspective.

Consultation

Les documents scannés sont attachés à l’écriture comptable. L’utilisateur peut donc les consulter à volonté : d’un clic, la pièce comptable justificative apparaît.
Très efficace lors d’un contrôle de gestion, ou pour une utilisation à distance.

Recherche Plein Texte

Après le processing, Virtual Invoice permet d’opérer différents types de recherche sur base de l’ensemble des mots et des textes de chaque facture.

Farde électronique

Via internet, vous accédez et disposez de l’ensemble de vos documents comptables.

Les documents comptables (achats, ventes, financiers, OD et autres) seront visibles au format PDF avec la possibilité de réaliser des recherches sur l’ensemble des documents au travers de mots clefs.

Les modules

Reconnaissance Standard

Virtual Invoice reconnaît le texte et les mentions comptables des factures. L’utilisateur scanne ses factures et les envoie, de manière sécurisée, sur le serveur de processing de WinBooks (DEP=Data Exchange Plateform). Celles-ci sont prises en charge par le service Premium. Dès le traitement terminé, l’utilisateur se voit notifier par e-mail et termine l’encodage en complétant les imputations comptables proposées par WinBooks.

Reconnaissance à 100 % (Premium)

En option, Virtual Invoice reconnaît les mentions comptables des factures à 100%.

A l’instar d’un fichier CODA (extrait bancaire électronique), la facture processée à 100% est prête à être injectée sans aucune manipulation dans la comptabilité WinBooks.

Scanning Intègre

Depuis le 01/01/2013, un document scanné a maintenant la même valeur que l’original. Avec le « Scanning Intègre », le document scanné est marqué et signé définitivement par une signature électronique avancée. Dans ce cas, l’intégrité et l’authenticité du document scanné sont garanties. Le scan traité par le « Scanning Intègre » a alors la même valeur que l’original papier vis-à-vis de l’Administration de la TVA et des Contributions Directes.

ScanSend

ScanSend permet très simplement de scanner et d’envoyer directement vos documents (achats, ventes). Le comptable recevra les factures scannées et déjà reconnues dans le dossier Virtual Invoice, prêtent à être injectées dans WinBooks.

DropZone

Les collaborateurs de l’entreprise peuvent venir déposer leurs documents (factures achats, ventes, OD, autres) via une page web.
La DropZone est une Interface Web permettant le dépôt universel des documents (PDF, JPEG, TIFF, e-fff, UBL2).

La facture électronique

La facture électronique est intégrée dans Virtual Invoice, avec bien entendu une reconnaissance à 100%. Toutes vos factures papiers ou électroniques sont ainsi traitées de la même manière.

La facture électronique a de nombreux avantages. Elle permet une diminution des risques d’erreur, ainsi qu’une rapidité de traitement et entraîne un abaissement significatif des coûts d’impression et d’expédition pour les entreprises. Enfin, l’e-facture permettra de réduire notre empreinte écologique.

Approbation factures achats

Plutôt que de faire circuler les photocopies de factures dans les bureaux pour approbation, celles-ci sont scannées puis approuvées par le responsable d’un clic de souris après notification par email, qu’il soit au bureau ou en déplacement. Au départ, le service comptabilité déclenche la génération automatique des demandes d’approbation, suivant des « règles d’approbation » prédéfinies. Tous les scenarii d’approbation sont possibles, du plus simple au plus sophistiqué.

Actualités relatives à Virtual Invoice

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